A meetingek fogalmát és gyakorlatát kezdetben a multinacionális és nemzetközi vállalatok alkalmazták és terjesztették el. Napjainkra már teljesen hozzászoktunk ehhez: hogy hogyan zajlanak ezek a megbeszélések a különböző cégeknél. Fokozatosan alakultak ki az új módszer protokolljai. Később a járványhelyzet pedig online térbe vitte a kommunikációt.
Most, hogy a meeting online térbe került, az egyik virtuális szobából lépünk át a másikba, úgy, hogy közben órákig fel sem állunk a számítógépünk elől. A vezetők és a beosztottak is törekednek, hogy a megbeszéléseket konkrét céllal szervezzék meg, a releváns, ténylegesen indokolt kérdéseket tárgyalják meg, és csak azok vegyenek részt, akiknél ez indokolt.
Az online meetingek a koronavírus-járvány ideje alatt váltak elsősorban lényegessé. (Fotó:123RF)
Az online virtuális térben a személyes, hagyományos csoportnormák láthatatlanná válnak, és a résztvevőkön eluralkodik a frusztráció, unalom, csalódottság, visszavonulás valamint küszködés, bizonytalanság.
Egyrész, nehéz a társas érintkezést más rendszerre cserélni, mivel ilyenkor a csoport viselkedési szabályai láthatatlanná válnak. Továbbá, ilyenkor a szóbeli kommunikáció nem minden formáját tudjuk használni, ami feszültséghez vezethet. A technikai korlátok a megbeszélés gördülékenységet is akadályozzák, valamint a kommunikáció többlet-erőfeszítéssel jár, mivel kevésbé természetes.
A nehézségek közé tartozhat az, hogy sokkal nagyobb arányban használunk technikai eszközöket, amelyekkel problémák léphetnek fel. Emellett nehezebb a személyes kapcsolat kialakítása, képességeink és személyiségünk átadása, jobban magunkra vagyunk hagyatkozva.
Kirsten Clacey és Jay-Allen Moris szerint meg kell teremteni a csoportban az egyenlő esélyeket, biztosítani kell a kommunikáció gördülékenységét, hogy ne zavarják meg a figyelmünket. Használjunk vizuális segédeszközöket, ápoljuk a személyes kapcsolatokat, tanuljunk játékosan, valamint tökéletesítsük az eszközöket!
Egyrészt kényelmesebb, mert nem kell a munkahelyre beutazni. Ezzel rengeteg időt, illetve pénzt (benzinköltség, buszjegy, parkolási díj) lehet megtakarítani. Nehezebb elkésni, nem akadályoz a tömegközlekedés lassúsága, az autóvezetésnél pedig a forgalmi dugók és parkolás nehézsége. Otthonos környezetből beszélhetünk, ezáltal kevesebb a stresszfaktor. Mi vagyunk a rendezők, ezáltal befolyásolhatunk dolgokat.
